PR-Alternativen bei einer Messe-Absage

Es ist ein schlechter Monat für Aussteller: Die ITB, die TwentyXX, die Halal Hannover, die LogiMat und die Leipziger Buchmesse wurden abgesagt, die Hannover Messe verschoben (hier eine komplette Übersicht). Die Embedded World in Nürnberg hat zwar stattgefunden, war aber teilweise verwaist. Wir erklären, wie Sie den Schaden einer Messe-Absage minimieren können.

Messe-Absage: vernünftig, aber bitter

Sie haben sich im Interesse der Gesundheit ihrer Kunden, Partner und Mitarbeiter entschieden, Ihre Messepräsenz abzusagen und die Messe findet nun ohne Ihr Unternehmen statt – oder sie wurde ganz gestrichen. Wie können Sie dennoch Kunden, Partner und Journalisten erreichen, um ihnen von Ihren Neuheiten zu berichten?

Leere Messehalle Quelle: privat

Sorgen Sie dafür, dass Sie von den Messebesuchern nicht vergessen werden. Falls die Messe stattfindet, Sie aber nicht mit dabei sind, ist auf ihrer leeren Standfläche vermutlich ein Sitzbereich eingerichtet worden. Verhandeln Sie mit der Messeleitung, dass Sie eine Litfaßsäule aufstellen dürfen oder zumindest eine Plakatwand bekommen. Dort können Sie Messebesucher informieren und, viel wichtiger, einen direkten Kontakt angeben wie z.B. eine Telefon-Hotline, einen Chat oder wenigstens eine E-Mail-Adresse. Gleiches funktioniert noch besser, wenn Ihr Stand schon gebaut wurde, nun aber nicht besetzt ist, denn absperrbänder alleine sind das Gegenteil von Werbung.

Senden Sie Ihren Gesprächspartnern, die Sie nun nicht persönlich treffen konnten, eine personalisierte Nachricht mit zwei, drei Stichworten über die Themen, die Sie ansprechen wollten: Vielleicht sogar auf dem Postweg, mit dem vorbereiteten Give-Away zur Messe, das haben Sie ja schon besorgt. Bieten Sie einen Ersatztermin für ein Treffen an: persönlich, per Videokonferenz oder einfach nur telefonisch.

Denken Sie daran: Der Grund für Ihren Messeauftritt war es, persönliche Kontakte zu knüpfen. Versuchen Sie also mit Ihren Kunden, Partnern und anderen Interessierten in Kontakt zu kommen. Bauen Sie Hürden ab und richten Sie neue kurze Wege ein, die eine persönliche, schnelle und direkte Kommunikation ermöglichen. Klar gibt es bestehende Vertriebsprozesse und Regeln – aber im Katastrophenfall, wenn die Lead-Pipeline auszutrocknen droht, muss man eben auch mal über den langen Schatten seiner eigenen Prozesse springen. Nutzen Sie alle heute unkompliziert und schnell zur Verfügung stehenden Technologien: Chats, Social Media, Telefon, Online-Konferenzen um ihre persönlichen Kontakte zu pflegen und gar neue zu schließen.

Eine Task-Force zur Schadensminimierung

Setzen Sie eine Taskforce für die Umsetzung ein, die über die berühmten Silos hinweg schnell agieren kann und Rückendeckung von der Geschäftsleitung hat. Wenn Sie Ihre Produkte indirekt über Partner vertreiben, binden Sie die Partner bei den Aktivitäten mit ein; beispielsweise in virtuelle Beratungsgespräche.

Und ganz wichtig: machen Sie überall deutlich sichtbar, dass Sie den Kontakt wollen wie zum Beispiel über einen Störer auf der Homepage mit direktem Link zum Chat oder einer Telefon-Hotline. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass der Kunde unten im Impressum die info-@-Adresse findet.
Die Virenkrise bietet die Chance, eingefahrene Vertriebswege zu verlassen und neue Tools und Prozesse zu testen. Seien Sie schneller als der Mitbewerb.

Der Kontakt zu den Redaktionen

Aus Sicht der Medienarbeit sind Messen ein effektives Tool, um News zu verkünden, neue Produkte vorzustellen und den direkten Kontakt in die Redaktionen zu pflegen. Im Normalfall ist die Messe für Aussteller und Journalisten höchst effizient, weil alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind. Zum Glück gibt es aber eine Reihe von Werkzeugen, die Informationsvermittlung und Kontaktpflege auch beim Wegfall der Messe erfüllen können:

• Redaktionstour: Die Redaktionen vieler Fachmedien sind regional gebündelt. Sie können sie innerhalb von ein oder zwei Tagen nacheinander besuchen, um Ihre Ansprechpartner auf dem Laufenden zu halten. Der Aufwand ist etwas höher als bei einer Messe, da Termine koordiniert werden müssen.

• Round-Table-Gespräch: Vermitteln Sie wenigen Journalisten ihrer wichtigsten Medien in einem kleinen, exklusiven Rahmen einen persönlichen Vortrag über News und Neuigkeiten. Achten Sie darauf, dass Ort und Zeit den Vorlieben der Journalisten entsprechen und vor allem, versuchen Sie, wenig direkte Konkurrenten einzuladen.

• Videokonferenz: Unkompliziert und schnell umzusetzen sind auch Telefonkonferenzen. Sie bieten sich dann an, wenn Ihre Sprecher aus verschiedenen Orten oder gar Ländern „zugeschaltet“ werden sollen. Zusätzlich ermöglichen Videokonferenzen einen klaren Blick auf Präsentationen und falsch gewünscht, sogar die Sprecher. Wichtig dabei: der Organisator und Moderator sollte sich vorher mit der Bedienung vertraut gemacht haben.

• … und für die Zukunft nicht unbedingt als Alternative, aber zur Ergänzung von Real-Life-Veranstaltungen: Virtuelle Messen: Wir haben mit dem Konzept der virtuellen Messe auf der DIMAREX 2019 gute Erfahrungen gemacht. Der Online-Messestand im Rahmen einer fachspezifisch ausgerichteten Plattform ist ein Weg, Interessenten und Kunden in Zukunft zu erreichen – ganz ohne Sorge vor einem Virus. Denn für die digitalen Schädlinge gibt es immerhin Firewalls und Anti-Malware-Programme. Es fragt sich nur, wie die virtuelle Standparty aussehen soll.